17.06.2016

IT-duoen i Kristiansand kommune

av Sturla Thu Økland

Trainee Miroslav og Sturla har denne våren plassering i Kristiansandregionens kommunale IKT-tjeneste (KR-IKT). Begge har utdanning innen IT og har fått deltar på interessante prosjekter innenfor digitalisering.


 Miro har arbeidet med “Min Side” for innbyggere i Kristiansand samt SvarUt som er felleskomponent som tilbys av KS for alle kommuner og muliggjør digital utsendelse av post til innbyggerne. Sturla har arbeidet med å tilrettelegge for bruk av nettbrett i kristisandskolene. Begge har hatt en utfordrende og lærerik tid i kommunen.

De har blitt mottatt med åpne armer og blitt inkludert i alt det spennende arbeidet som gjøres der. Sturla og Miroslav forteller: 

Kristiansand kommune/KR-IKT. Som arbeidsplass.

Kristiansandregionens kommunale IKT-tjeneste (KR-IKT) er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Kristiansand, Songdalen, Lillesand, Birkenes og Iveland. KR-IKT ivaretar oppgaver knyttet til sikker og stabil drift-, service og brukerstøtte. I tillegg bidrar KR-IKT til standardisering på tvers av kommunene og systemer, og er en aktiv bidragsyter og rådgiver inn i tjenesteutviklingen og digitaliseringsarbeidet i kommunene. I KR-IKT er det 41 faste ansatte og 4 lærlinger, i tillegg til oss traineer. 

Dette er første gang KR-IKT tar inn traineer hos seg og det har de gjort med stil, de tok nemlig inn 2 traineer på en gang; Sturla Thu Økland og Miroslav S. Takev. Vi har begge to Master i IT og Informasjonssystemer fra Universitetet i Agder. Vi ble tatt godt imot av alle sammen i organisasjonen og mulig forventninger i forkant av oppstarten vår - om at «IT-miljøer kan være litt lukket og lite inkluderende» ble raskt avkreftet. Andre fordommer om hvordan arbeidslivet i kommunen kunne være viste seg også å være feil. Kollegaer, avdelingsledere, daglig leder og organisasjonsdirektøren var alle inkluderende, hyggelige og behjelpelig. Applaus til våre gode kollegaer - vær så snill å fortsette å være som dere er! Et eksempel på hvor inkluderende KR-IKT er, var at vi ble invitert til å være med på jobbreise til Polen og Dell-fabrikken i Lodz. Tusen takk for det! 

Studietur - Warszawa, Polen:

KR-IKT har en egen trivselskomité som sørger for at artige/sosiale aktiviteter blir avholdt regelmessig. For 2016 sto arbeidstur til Polen med blant annet besøk av Dell-fabrikken i Lodz på programmet og vi var så heldige og bli spurt om vi kunne tenke oss å være med på turen. Reisen var fra 4 – 8. mai 2016 og startet ved rådhuset med felles buss til Torp, deretter direkte fly fra Torp til Warszawa. Reisen viste seg å være en unik mulighet for oss til å bli bedre kjent med våre nye kollegaer utenom vår vanlige arbeidsplass i rådhuskvartalet. Reisen var en perfekt blanding av faglig opplegg og ferie, uten at noen følte at det var for mye av det ene. Det faglige opplegget dreide seg om selvevaluering for å kartlegge hvordan enheten jobber, hva er bra/ikke bra, og hva/hvordan bli bedre. Det ble arrangert mange ulike aktiviteter som det var valgfritt å bli med på etter det faglige opplegget. Det var også mulig å finne på ting alene for de som ønsket det. Fellesmiddager og aktiviteter var en stor suksess. Blant fellesaktivitetene var det skyting på skytebane med 10 ulike typer våpen og sightseeing-tur for de som ville ta ting litt mer rolig. 

Et av målene med turen var å få besøkt Dell sin fabrikk i Lodz. Besøket var utrolig spennende, gøy og lærerikt. Vi fikk innsyn i hvordan arbeidsprosessene der var, hvem de er, hvordan de er organisert, og selvfølgelig en rundtur i fabrikken. Etterpå fikk vi se en utstilling av de forskjellige produktene til Dell med mulighet for å prøve. Vi fikk også hilse på representanter for Dell i Oslo og IT-avdelingen til Østereng IT som er en stor samarbeidspartner med Dell i Norge.


 

Følelsen vi satt igjen med på vei tilbake var at vi hadde blitt enda bedre kjent med hverandre og hadde blitt et mer sammensatt arbeids-kollektiv som tør å si ifra om noe ikke går etter planen. 


Spennende prosjekter innenfor digitalisering. 

Min side: Digitale tjenester til innbyggerne.

Prosjektet Min Side skal i første omgang tilrettelegge for å innføre en til to digitale tjenester på Min Side med Min-ID pålogging på kommuneportalen. Hensikten er å få på plass flere digitale tjenester for innbyggerne og næringslivet, og som sikrer effektiv saksbehandling med brukeren i fokus. Miro sin rolle i prosjektet er å kartlegge tjenester som kan være aktuelle å innføre på kort og lang sikt. På kort sikt vil det si en til to tjenester som kan implementeres på MinSide ila 2016 og på lang sikt tjenester som skal tas i bruk ila de neste 4 åra (tjenestetrapp). Vi utarbeider også en gevinstrealiseringsplan og interessentanalyse ifm. MinSide-prosjektet. Målinger av effektivitets-, kvalitets- og øvrige gevinster. Fokuset har falt i første omgang på tjenestene som er mest aktuelle for MinSide-prosjektet.
 

Svar-ut: Digital post til innbygger.

Kort fortalt er SvarUt er felleskomponent som tilbys av KS for alle kommuner som kobles til kommunenes fagsystemer, vanligvis sak/arkivsystemet. Saksbehandleren bruker sak/arkivsystemet som før, adresserer posten og påfører fødsels- eller organisasjonsnummeret til mottakeren, dersom dette er kjent. Deretter ekspederes dette til SvarUt i stedet for til vanlig utskrift. Med dette får kommunene et effektivt verktøy for å sende utgående post, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner – og på en svært enkel måte. Også i dette prosjektet samarbeider vi om å utarbeide en gevinstrealiseringsplan og interessentanalyse ifm. innføring av SvarUt i Helse og Sosial sektoren for å kartlegge hvilke gevinster man kan forvente ved å ta i bruk SvarUt – rent økonomisk, effektivitet- og kvalitetsmessig.

Nettbrett i Skolen: Sentral styring av nettbrett i skolen.

Kristiansand Kommune ønsker at alle skal få muligheten til å benytte nettbrett i driften sin uten å måtte investere i egne systemer for styring. Flere og flere enheter i kommunen gikk egne veier i hvordan de håndterte mobile dingser noe som synliggjorde behovet for å standardisere prosesser og rutiner for å få lik struktur over hele fjøla og et enhetlig og helhetlig system for å styre dette. For fremtidig administrering av et økende antall nettbrett gikk KR-IKT til innkjøp av en anerkjent styringsplattform for mobile enheter slik at KR-IKT kunne ivareta sikkerheten og tjenestetilgjengeligheten og for å kunne tilby god og lik service til alle.

Politikerne har allerede fått sentral styring av sine nettbrett og nå står oppvekstsektoren med skolene i Kristiansand for tur. Sturla deltar aktivt sammen med prosjektleder Dagfinn Øksendal i styringen av prosjektet. Det er mange skoler som allerede bruker nettbrett i undervisningen i dag og derfor var oppvekstsektoren en klar kandidat for å komme i gang med felles styring.

Styringssystemet lar skolene selv styre nettbrettene sine uten selv å måtte bli verdensmester på teknikken bak. På denne måten blir det lagt til rette for at skolene enklere kan fokusere på teknologi i læring. I dag er det flere skoler som har egne opplegg, drevet av skolens egne krefter. Dette er på sikt mer sårbart dersom en er avhengig av én person på en skole. Med drift gjennom KR-IKT beholder skolene kontrollen samtidig som de er sikret service og bistand til enhver tid.

Jeg har vært assisterende prosjektleder i prosjektet og vært ansvarlig for å sette sammen en startpakke for skolene som de skal få tildelt ved oppstart. Dette inkluderer velkomstbrev, brukerveiledninger for IKT-Kontakt/admin hos de ulike skolene. Opprettelse av arbeidsprosesser og rutiner både for skolene og KR-IKT i forbindelse med nettbrettbruk og det administrative. Jeg har vært på befaring hos ulike skoler for å se hvordan de arbeider med nettbrett og samle inn “best practices” å ta med videre. Samt generelt prosjektstyringsarbeid.

Jeg har fått bli med Prosjektleder rundt i de forskjellige kommunene(Birkeland/Songdalen/Lillesand) og blitt kjent med folkene som jobber der. Jeg har også fått mulighet til å bli kjent med de ansatte rundt omkring på skolene i Kristiansand og sett hvordan de arbeider med teknologi der, noe som har vært veldig spennende.

Mest av alt har det vært utrolig gøy å få innblikk i kommunens måte å drive med IT og digitalisering i et samfunn som stadig tar i bruk mer og mer teknologi. Det er viktig for kommunen å henge med i digitaliseringen for ikke å bli en sinker i forhold til resten av samfunnet og KR-IKT har mange kloke hoder som er oppdatert på det meste og er framsynte. Det har vært en spennende og lærerik tid i kommunen. Det er mer action her en man kanskje forestiller seg. Jeg føler at jeg har brukt mye av min kompetanse og utdanning i utformingen av rutiner og arbeidsprosesser for nettbrettstyringen. Samtidig har jeg fått hjulpet min trainee-kollega Miro med å utforme en god gevinstrealiseringsplan for prosjektet han er involvert i. Dette er min siste plassering og jeg må si at det har vært spesielt artig på denne plasseringen når vi har vært to traineer i samme organisasjon, med samme utdannelse. Det har gitt utplasseringen en ekstra dimensjon å ha en annen trainee og kunne drøfte alt og ingenting med.

Skrevet av: Miroslav S. Takev og Sturla T. Økland


[Tilbake]