Implementering av Sharepoint hos Avigo

En spennende og lærerik periode hos Avigo går mot slutten. I løpet av de siste månedene har jeg ledet en prosess med å implementere nytt dokumentstyringssystem. Det har vært krevende, men takket være gode kolleger og støtte fra ledelsen nærmer vi oss nå målet!

 Jeg føler meg veldig privilegert som har fått muligheten til å være med i programmet til Trainee Sør.  Jeg flyttet fra Indonesia til Norge i 2012 og har snart bodd på Sørlandet i 5 år. Arbeidsoppgavene i min andre plassering hos Avigo er veldig annerledes enn oppgavene jeg hadde i Kristiansand Eiendom (Kristiansand Kommunes faginstans), som var min første plassering.

Som en introvert person kjenner jeg at jeg trives best å jobbe med meg selv og bruke tiden min med å løse komplekse problemer spesielt når det gjelder tallanalyse, excel, og lignende oppgaver hvor jeg sitter i min egen verden. Dette opplevde jeg spesielt da jeg beregnet selvkostanalyse for de ulike tjenestene Kristiansand Eiendom har. Men etter at jeg ble ferdig med min første trainee plassering var jeg klar for nye utfordringer og arbeidsoppgaver.  Det som er spennende som trainee er at man lærer så utrolig mange nye ting.

Da jeg begynte min trainee periode hos Avigo fikk jeg vite at jeg må lede et prosjekt som gikk på å implementere et nytt dokumenthåndteringssystem. De ansatte i Avigo opplever ofte at det er vanskelig å finne frem dokumenter de trenger siden de ikke husker filnavnet eller hvor dokumentet har blitt lagret. Ofte ligger den samme dokumentfilen flere steder, og det tar lang tid å finne ut hvilken fil som er den nyeste versjonen. Ved hjelp av det nye dokumenthåndteringssystemet skal man gjøre det lettere å finne igjen filene.

Jeg var litt nervøs i begynnelsen siden dette er første gang jeg måtte ha ansvar for et så stort prosjekt. Kommer jeg til å klare det? Hvordan skal vi få det nye systemet til å fungere i hele organisasjonen? Dette er spørsmål som jeg ofte tenker på.  Selv om det er ubehagelig med slike tanker og spørsmål tror jeg at det er positivt. Den usikkerheten man har fungerer som driftkraft til å løse oppgavene på en best mulig måte. Av og til kan man tenke at mangel på erfaring er et hinder for å løse komplekse oppgaver. Jeg tror imidlertid at noen ganger kan det heller være fordel å være uerfaren fordi man i noen tilfeller tenker helt nytt. Man trenger ikke å binde seg til lignende prosjekter man har deltatt i tidligere. Man står på en måte helt fritt og det er bare fantasien som setter grenser for hva man kan få til. Målet med det nye systemet er å gjøre det enklere for de ansatte når de jobber med administrative dokumenter.

I begynnelsen ønsket Avigo å bruke et verktøy som heter TQM. Men etter at jeg hadde fordypet meg i dette systemet den første måneden fant vi ut av at TQM ikke passer Avigo sitt behov. Vi begynte derfor å se på om det var mulig å bruke Sharepoint, en web-basert plattform for profesjonell dokument- samhandling. For meg som prosjektleder var dette egentlig mye mer utfordrende å bruke sharepoint enn TQM. Grunnen til dette er at i Sharepoint må man selv bestemme layouten, hvordan dokumentstrukturen skal være for hele organisasjon og hvordan man skal jobbe med godkjenningsprosessen for relevante dokumenter, osv. 

Heldigvis jobber jeg ikke alene. Jeg kan rådspørre et IT-konsulent firma som har ansvar for IT-driften hos Avigo dersom det dukker opp problemer. I tillegg er Google og ulike IT forum gode verktøy.  I begynnelsen var noen av de ansatte litt skeptiske til Sharepoint siden det ser litt avansert ut!  Det å få støtte av ledelsen, selv om du fremdeles er trainee, har vært veldig viktig for å holde oppe motivasjonen i prosjektet!

Min periode hos Avigo har vært svært lærerik

For det første har jeg fått erfaring om hvordan man skal lede et prosjekt som involverer mange ansatte. Dette krever god kommunikasjon og tett samarbeid og oppfølging. Prosjektet hos Avigo handler ikke bare om å flytte alle filene fra den gamle filserveren til den nye plattformen, men også å vurdere hvilke filer som skal tas med videre og arkiveres. Dette er et stort arbeid ettersom det er snakk om titusenvis av filer.

I løpet av dette prosjektet har jeg lært at det er viktig å fokusere på brukerne og prosjektets mål. En japansk dramaserie som jeg har sett handler om et IT selskap som utvikler en slags japansk "min side" for de japanske innbyggerne. De utviklet et system som ser veldig fancy ut men egentlig er det veldig forvirrende for brukerne. I stedet for å ha det fancy endret de oppsettet slik at det ble mye enklere og mer forståelig. Det samme opplevde jeg i dette prosjektet. I begynnelsen ville jeg lage alle sider i Sharepoint med fancy bilder og tekst, men etter å ha hatt møte med prosjektgruppen endte vi opp med at de fleste sidene bare viser dokumentfilene uten bilde og ord. Det ser enkelt ut men det fungerer!

Innspill fra brukeren spiller også en stor rolle for at systemet skal fungere. For eksempel da jeg jobbet med godkjenningsprosessen for et dokument i Sharepoint. Denne prosessen er veldig avansert og hvis man ikke har mye kunnskap om Sharepoint er det håpløst å bruke dette systemet. En gang fikk jeg forespørsel av en bruker om det kunne forenkles. På bakgrunn av dette prøvde jeg å lage et hurtigtrinn i Sharepoint slik at man bare kan trykke på en knapp for å starte prosessen! (Dette fant jeg ut takket være Google). 

Det er mange andre ting som jeg har lært i denne perioden, men å lage brukermanualer og ha opplæring for de ansatte har vært det mest utfordrende, men også gøyeste fordi man får direkte tilbakemelding fra brukerne. Man kan ikke bare laste ned og kopiere brukermanualer som er tilgjengelige på Internett siden dette er en skreddersydd plattform. I tillegg har de 57 ansatte forskjellige kunnskapsnivå når det gjelder IT. Løsningen på dette var å lage brukermanualer med masse bilder og enkle forklaringer. Dette påvirker også måten du lærer opp brukerne fordi du da bruker «det samme språket» som står i brukermanual og det blir lett forstått. Jeg ble veldig glad da en av de som var pessimistisk til Sharepoint endret sin mening og sa "nå ser jeg at Sharepoint fungerer! Veldig bra jobb!"

Nå er den nye plattformen klar til å bruke! Det blir spennende å se utviklingen fremover med Sharepoint hos Avigo.  Det er sikkert mange ting som må forbedres, men uansett er jeg er så takknemlig for at jeg har fått denne unike muligheten som trainee! 

Hilsen Trainee Kezia