Smartere@UiA

Det siste halvåret har jeg jobbet med smartere@UiA som skal fremme kontinuerlig prosessforbedring ved Universitet i Agder. Hva er smartere UiA?

Jeg var masterstudent da jeg fikk høre om smartere@uia for første gang. Jeg synes det var så gøy at jeg spurte om jeg og en studiekollega fikk lov til å skrive forstudie og masteroppgave om prosjektet. IT-direktøren og prosjektlederen var positive til det. Vi fikk tilgang til prosjektmøter, prosessmøter, dokumentasjon, og beskrivelse av metodikken. Jeg husker som i dag hvor glad jeg var. Derfor vil jeg beskrive hva prosjektet smartere@uia går ut på.

UiA har mange prosesser som går på tvers av hele organisasjonen. Mange av prosessene gjøres på tungvinte måter, og forskjellig på ulike enheter. Noen gjør mye papirarbeid, mens andre bruker mer teknologiske løsninger. Høsten 2013 startet UiA planlegging av et nytt prosjekt. Hensikten var å kartlegge universitetets prosesser, finne tidstyvene, og deretter forbedre prosessene ved å standardisere dem. De ville utvikle en prosessorientert endringskultur, samt øke kvaliteten på administrative tjenester og dermed gjøre universitetet mer prosessorientert. Det ble bestemt i fra begynnelse at dette ikke skulle være et IT-prosjekt, men et organisatorisk prosjekt.

Ledelsen på UiA har forstått at universitetet er avhengig av kontinuerlig forbedring for å utvikle seg. Prosjektet ble derfor igangsatt tidlig 2014. Forbedringen skulle skje gjennom møter mellom flere involverte ansatte i prosessene. Det er vesentlig for UiA som organisasjon at de ansatte blir bevisste på at universitetet faktisk har prosesser, og at de ansatte er en del av en større virksomhet. Holdningene til medarbeiderne har vært overraskende positive og de forstår viktigheten av å bli mer prosessorientert.

Fremgangsmåten vi valgte å bruke i disse prosessene var:

1. Velge prosessveileder og prosesseier. Disse to skal igjen velge hvilke deltakere som også skal være med på prosessgjennomgangen
2. Innkalle deltakere til møte nr.1
3. Prosessveileder overfører data fra papir til Excel-ark
4. Innkalle deltakere til møte nr.2
5. Prosessveileder overfører data fra papir til Excel-ark
6. Ansvar overføres fra prosessveileder til prosesseier
7. Gevinstmålinger og evaluering

Masteroppgaven var en utredning av kritiske suksessfaktorer ved implementering av prosessledelse. Vi fikk karakter B og mange gode, konstruktive tilbakemeldinger fra UiA. Ikke lenger etter at jeg var ferdig utdannet fikk jeg drømmejobben hos Trainee Sør. Jeg var en av de heldige vinnerne som fikk lov til å være en del av en reise på 18 måneder. En unik mulighet til å jobbe i tre ulike virksomheter fra både offentlig og privat sektor på Sørlandet. Etter seks fantastiske måneder i Kristiansand kommune, KR-IKT kom spørsmålet fra Anna ( daglig leder) om jeg kunne tenke meg å være med på smartere@UiA i 6 måneder. Jeg var i himmelen, og kunne ikke tro at jeg skulle finne tilbake til prosjektet jeg likte så godt.

De siste seks månedene har jeg vært mellomleddet mellom IT avdelingen og prosjektet blant annet ved å bygge kunnskap om saksbehandlingssystemet ServiceNow (Enterprise management system), lage revitaliseringsplan, kommunikasjonsplan og statusrapporter og forbedre metodikken. Jeg har også fått lage en plan for videre fremdrift, og deltatt på prosesskartlegging og –styringsmøter.

Mens jeg skrev blogginnlegget fikk jeg vite at jeg får lov til å jobbe videre med prosjektet i seks nye måneder.